为宣传公司企业文化，巩固过去一段时期公司在提高安全和服务方面取得的成果，培养青年人对企业责任意识，丰富员工业余文化生活，结合“安康杯竞赛通知”文件精神，特举办“BAIK青年论坛2005——青春在这里闪光”活动。
二、主题
紧紧围绕公司“至诚、立信、尚学、创新”的核心价值观，突出反映“以人为本、安全生产”的理念...
为宣传公司企业文化，巩固过去一段时期公司在提高安全和服务方面取得的成果，培养青年人对企业责任意识，丰富员工业余文化生活，结合“安康杯竞赛通知”文件精神，特举办“BAIK青年论坛2005——青春在这里闪光”活动。
二、主题
紧紧围绕公司“至诚、立信、尚学、创新”的核心价值观，突出反映“以人为本、安全生产”的理念，结合公司青年人的特点，通过征文、演讲和座谈等形式，就以下一个或几个方面为题开展活动。
1.安全生产与公司发展；
2.就工作中的某些环节，我们怎样做好安全生产保障工作；
3.从“安全无界限”谈如何提高自身安全意识；
4.从“以人为本”的角度谈航空食品安全的重要性；
5.发生在身边的体现至诚、立信、尚学、创新的先进事迹；
6.对“卓越品质、高尚品格、一流品牌”愿景的描述和理解；
7.做高质产品，塑高尚人品，营造企业品质文化；版权所有
8.感念十年与公司共同成长的心路历程；
9.我是公司的一员，我的青春同样精彩；
10.公司愿景，我们的责任与使命；
11.如何看待个人成长与公司发展之间的关系；
12.希望公司为青年人的成长搭建怎样的发展平台；
13.降低成本，从我做起；
14.我为公司发展献计策。
三、组织
本次活动由团委主办，以支部为单位选送作品参加此次活动。第一、第二支部应选送至少四个作品，其他支部选送作品数量不应少于两个。
四、参赛对象版权所有
公司35岁以下所有员工
五、征文比赛参赛要求
1.征文内容应紧扣主题，切合公司实际，文学性和科学性相结合，自由抒发个人建议；
2.征文体裁不限，字数应不少于1000字；
3.参赛作品分别由各支部汇总，按照文章的通用格式进行整理，于2005年5月31日前将稿件及其电子版交至公司团委，逾期将不再接收。
六、评审及表彰办法
1.本次征文比赛设作品一等奖1名，二等奖2名，三等奖3名，参赛奖若干；设最佳组织奖1名。
2.对于获奖作品，公司将颁发荣誉证书，并给予一定的奖励。同时推荐参加机场股份公司组织的征文比赛，并在公司网站和行业报刊上刊登。
七、演讲及座谈
1.介入电子商务领域。采用国际先进的BTOB电子商务平台，把高新科技大量运用到服装产销中去。
2.四季青服装研究发展中心的建立。
周边激烈的竞争环境
四季青服装市场位于杭州市清泰立交桥东侧的杭海路上，附近聚集了10多家大型的专业服装市场，近期意法服饰城的开张又给杭海路上增添了一位新的成员，从而航海路上服装市场的竞争也愈发的激烈，四季青作为一家杭海路上服装市场的领头羊，在市场硬件条件方面不如新建市场的客观原因下，积极增强软件设施方面的建设，大力运用先进科技的力量，以新建成的四季青网站与正在建设和规划中的四季青研究发展中心，引发了新一轮的市场竞争，从而再一次奠定了她在服装市场行业里龙头老大的地位。
2.0活动目标
目标人群：
活动直接针对目标人群：四季青服装特色街的商户
活动间接针对目标人群：服装行业及公众
最终达到目标：
这个市场推广方案以本地策略为中心。改变目标群（四季青商户）的消费（经营）观念（方式），同时宣传信息化建设带来四季青集团企业竞争力的提升，巩固集团在四季青服装特色街上的龙头地位，展示她永远是不断创新的变革者和睿智的先行者，始终走在行业发展的最前端！
1、提高四季青服装市场的影响力（政府支持、媒介关注、行业瞩目、大众注意）
2、引发行业内新一轮的竞争。
3、推广四季青网站、四季青研发中心
4、向四季青特色街的商户和潜在发展客户介绍新的网上服装市场。
5、通过工作人员的讲解和商户的上网体验和实际操作，加深商户对网上服装市场的了解，培养兴趣，让其真正感受到高新科技给服装企业带来的便利及前所未有的买卖模式。
6、确立四季青市场在服装市场的主导地位，对竞争者给予有力的回击。
3.0相关要素
设计主题：“拥抱科技、拥抱未来”
四季青服装集团企业信息化
暨四季青网上服装市场“名企e语”会员*-*秋冬时装会
主办单位：中国四季青服装集团
德国贝塔斯曼集团欧唯特信息系统（上海）有限公司
协办单位：江干区总工会
承办单位：浙江动力营销企划有限公司
4.0活动策划
活动时间：10月21日（周一）15：00–16：30
活动地点：新大楼广场
活动范围：以杭海路为中心辐射周边地区
参加对象：江干区部分领导、中国四季青服装集团领导层、IT部门全体人员、BMS领导层、ITsolution部门、四季青网上服装市场VIP会员、特邀大户、当地媒体：电视台、报社等
流动人群：四季青服装特色街商户，潜在发展客户
活动形式：以路演的形式介绍四季青集团的信息化工程
活动基调：以时尚、积极明亮的语调传达活动信息；、用对比的手法向大家展示高科技给人们带来的便利和广阔的市场前景。
活动区域：演示区、问讯区、舞台区、观看区（详见平面示意图）
活动人员配置（略）
工作进程表（略）
活动当天时间推进表（略）
5.0推广策略
5.1预热阶段
选择部分当地媒体进行公关传播（网络媒体为主,传统媒体为附）
面向四季青商户，最终用户对双方合作及相关概念的介绍及宣传。预热阶段准备工作的成功与否直接影响到活动举办的效果。
(1)策略：
a.广泛性宣传
与媒体合作，报纸宣传推广，使推广活动得到延伸，不仅仅是一天的会议，而是在当地持续数月的媒体展现。
针对本次推广活动的概念宣传：四季青服装市场的信息化建设，四季青网上服装市场
b.业内参与性宣传
通过业内杂志，报纸进行广泛宣传
通过业内专业网站进行宣传
c.网上宣传
在四季青网站制作‘BannerAds’，宣传本次推广市场活动。
(2)实施:
a.在会前以书面材料形式向邀请对象宣传本次推广会的主题概念（可包含在邀请函中）
b.主办方以e-mail形式于会前向邀请对象进行公司形象宣传
c.进行适当媒体公关传播（如：专题：“中国大型服装市场全面走向信息化历程”，“大型民营企业的成功转型”等）
(3)媒体考虑：
当地行业协会媒体
电视台、杭州日报、钱江晚报、市场导报
SOHU杭州等
(2)会场布置：以公司LOGO作为主讲台背景，如有电视墙，可进行切换背景的视频效果。在会场周围可以张贴主办公司poster，使公司形象凸显。
(4)制作长度不超过30分钟的公司介绍片，在会议开始前播放。（或可经过剪辑，在预热宣传中播放。）
(5)制作意见反馈表，了解与会者对本次推广的解决方案，主办双方等方面的意见。
5.2后续阶段
收集市场反馈信息，分析信息，并寻找市场机遇
6.0期望效果
.1公关--长期效果
活动双方与政府机构、媒体、潜在客户、合作伙伴、
6.2广告--中期效果
活动双方的联合市场宣传
6.3促销--短期效果
四季青网上交易市场的促销
7.0时装秀附件
17日落实演出方案。
“四季e路，网秀大千”
-配合整体活动，时装秀表现新时代族群的生活态度、生活方式和生存形式、通过新旧观念的对比和服装的发展变化体现高科技给人们带来的巨大变化，从面料、制作工艺到营销方式各个方面都体现了科技的优势。
开局：以透露传统中国文化底蕴的中式（古典）服装开场；配以传统的民间音乐《茉莉花》，表达传统美感和对传统文化的怀念。（幻灯片布景）
（略）
转承：表现进入现代化后人们生活发生的巨大变化和在此变化下的生活态度、生活方式及生存方式。（幻灯片布景）
（略）
：表现高度信息化网络化下人们新的生活方式及生活态度。（幻灯片场景叙述）
以场景文字、图象叙述形式与时装表演互动表达新世代的生活故事。
（略）
结局：融合——前三部分的服装同台展现，幻灯片布景。
最后幻灯片表达“四季e路，网秀大千”
我们面临的难题是如何调动3个截然不同的群体的积极性：经理班子成员、中层管理人员以及流水线上的雇员。我们对每个群体有不同的期望，他们也各自需要不同的激励方式。
我们的经理班子需要有一种主人翁意识。中国的许多国有企业面临一个特殊的难题：它们无，全国公务员共同天地法给高级管理人员分配股份。我们采取了一种不同寻常的方式；我们改革了所有权结构，使联想成为一家合资企业，这样就可以给所有的经理班子成员分配股份。另外，高级经理需要得到承认，所以我们为他们提供对媒体讲话的机会。一直到今天，我们没有一位高级经理跳槽到别的公司。
中层管理人员希望升职，成为高级经理，所以他们往往会最积极地应对挑战，抓住机会展示和磨练自己的才能。我们给中层管理人员确立了很高的标准，并允许他们自己作出决策并予以执行。如果他们工作出色，就会得到非常好的回报。
流水线上的工人需要稳定感。如果他们工作认真勤勉，就可以得到提前制定的奖金。我们还把小组的工作成绩与公司或部门挂钩，把个人的工作成绩与小组挂钩。例如，我们有时会让小组来决定如何分配全组得到的奖金，公司只提供总的指导方针。
加快速度克服困难汉克·麦全内尔，美国辉瑞有限公司董事长兼首席执行官
在迅速朝一个目标迈进，尤其是当这个过程充满艰辛的时候，往往可以调动人们的积极性。知道公司正致力于迅速的决定性行动，这可以鼓励创造性思维和协调一致的行动。
2000年，在辉瑞与华纳制药公司合并的过程中，我们深切体会到这一点。我们虽然成功地收购了华纳，但我们得到的是一家因并购战而士气大跌的公司。在第一次召开过渡小组会议时，我强调必须迅速建立新的公司，尤其是必须在我们最大的竞争对手解决其并购问题之前。这是一项雄心勃勃的计划：在两家公司同意合并仅5个月的时候，寻找最好的做法将辉瑞与华纳融合起来，并准备作为一个浑然一体的公司来运作。
时间非常紧。我们取得一致意见的惯常程序这个时候是不管用的。所以我们允许相关人员迅速行动起来，并允许他们犯错误——只要他们的行动符合我们的基本原则：保持公司的完整性、尊重他人等。
对速度的重视使大家抛开怨恨和势力范围之争。仅以美国的销售班子为例，两家公司的销售人员提出了200多条改进业务和政策的建议，几乎每一条都被采纳。最终，由两家公司的优秀人才组成的几百个过渡小组形成了一个浑然一体的新辉瑞，在签订最后的文件几个小时后便完全正常运转。
鼓励承担风险罗斯·皮拉里，BP石油公司副总经理
帮助别人去尝试他自己认为有风险的事情是最困难的。上世纪90年代初，当时，我正掌管BP公司的美国零售业务。公司的首席执行官洛德·布朗要求我去管理BP研究与工程公司，使它更具商业性。布朗认为我是合适的人选，但我认为这个想法很糟糕。我是个商人，不是科学家；在我看来，我不具备领导一群数学家和地质学家所需要的能力。我为什么要接受一份几乎不可能成功的工作，拿自己的职业生涯去冒险呢？
布朗没有试图劝我。他让我开诚布公地谈谈这份工作对我个人和公司有什么风险。他还明确表示，不会让我个人承担所有风险。结果我接受了新的职位，我们成功地将这个研究性机构变成了更具商业头脑的公司。对我个人而言，这或许是我职业生涯最有开拓性的一份工作。
这次经历告诉我，你不可能也不希望消除一切风险。但你可以帮助他人进入一个他略感不适的领域，取得非凡的成绩。最好的办法就是公开坦诚地讨论成功的可能性，明确职责与责任，将风险分散到整个团队和公司，并且不管结果如何，都要充满信心地给予支持。，全国公务员共同天地
关心小人物赫布鲍姆，美国戴尔公司董事长兼首席执行官
处于公司最上层、挣钱最多的人往往会忘记底层的人生活多么艰难。如果领导者能使处于底层的员工感觉到他对自己的关心，整个公司都会受到鼓舞。
我第一次担任首席执行官是在总部设在宾夕法尼亚州小城石油城的魁克州立公司。在这座小城里，公司的员工过着很节俭的生活，挣的每1个美元对他们来说都很重要。我记得跟这些人在一起时，曾听他们讲起即使买最基本的生活必需品－－哪怕是孩子的鞋子——都要货比三家。听到这些后，我把公司分配的车退了。
【关键词】 石化企业 消防安全 对策
石化企业相关安全问题引起了人们的广泛关注，其带来的危害也引起了人们的高度重视，因此分析石化企业存在的安全问题，研究防火应对策略非常必要。深入分析企业安全问题，有助于寻找潜在的安全隐患，找出安全事故发生的原因，并从中吸取教训避免历史重演。
1 当前石化企业中存在的消防安全问题
1.1 石化企业安全意识普遍不高
企业部分员工素质水平不高、安全意识缺乏、存在侥幸心理等都是导致企业消防安全落实不到位的重要因素，也是不少企业发生安全事故的直接诱因。安全意识不到高，就会导致一些中小型石化企业管理不到位，消防安全制度不健全，员工中经常存在私拉乱扯、违规操作等行为，这是都为企业安全生产带来了隐患。同时，没有高度的安全意识，也会使一些企业出现管理者对办公场所舍得花钱、舍得投入，但对消防设施配置明显不够重视的形象，最终导致企业内部消防设施不足、各种硬件配置不全，加上管理制度的混乱，各种消防设施被人为损毁比较严重。此外，尽管部分企业也建立了安全生产制度，也确定了相关责任者，但是在落实中却存在形式主义现象，管理者追求企业效益，员工事不关己高高挂起，所有这些都让消防安全成了一句空话，一旦发生安全事故，企业只能自吞苦果。
1.2 安全制度不完善，又常未切实执行
一个健全的消防安全制度不仅包括用火批准制度、防火制度、防爆制度、日常安全巡查制度，还包括员工岗位职责制度、违规操作的处罚制度等等。只有这些制度都建立健全了，并且要求员工严格执行的企业，才会真正保证企业安全。然而，现实情况却是制度不完善，又常存在员工知行不一的情况，企业把安全制度明文规定，员工通过阅读和学习后都说了解了，但是实际操作起来却又差距甚远。员工一旦违规操作，企业又未规定相应的惩罚制度，有的企业即使规定了也不严格按规定惩罚员工，这就导致员工都无视规定，安全制度成为一纸空文，失去了其本该发挥的重大作用。有的企业虽然明文规定了安全制度，但是又存在可操作性差的问题，制度普遍存在“大”和“空”的特点，这让阅读制度的员工似懂非懂，做起来更是难上加难了，最终这些制度也就成了应付上级检查的摆设了。
1.3 消防资金投入少，消防设备差
多数中小型石化企业在消防安全方面投入的资金不足，导致建设消防基础设施的时候偷工减料，规划不科学，常常有意缩短建筑的防火间距，偷偷降低建筑的耐火等级，甚至悄悄省去了消防管网和通道的建设。短时间一看，似乎没有出现什么大问题，其实薄弱的基础设施早已为企业埋下了一颗定时炸弹，只要出现一根“导火索”，企业就将面临惨重损失。更有甚者，有的企业值注重眼前利益而忽视长远利益，消防设备旧了、坏了也不及时更新，平时觉得闲置的消防设备没有派上用场，老化了也不加以更换新的，以致于当真正的安全事故发生后，所有人都措手不及，拿着不能使用的消防设备，眼看着灾难的降临却束手无策。
2 石化企业消防安全应采取的对策
2.1 加强安全操作技能培训
对员工的培训，不仅仅表现为对新进员工的培训，对在职员工也应该时常进行培训，以加强他们的安全意识。对于新进的员工，除了教他们生产技能，更重要的还有安全常识的培训、安全意识的树立、应对安全事故的做法、消防器材的使用方法等等。此外，企业还应针对培训内容，对员工进行严格的考核。如出一些安全常识相关的试题进行考试，时常举行一些安全知识竞赛，经常进行安全消防演练，经常让员工观看安全事故案例，并要求员工定期写相关心得和体会等等，以加强员工安全意识，提高员工应对安全事故的技能。
2.2 严格落实责任制度
企业应该结合自身的实际情况，制度一套完善的安全制度，要求员工按规定安全操作，并且系统地规定每个员工的岗位职责。“奖惩分明”素来是企业治理的法宝，若一个员工违规操作而导致安全事故发生却不受惩罚，那么将导致企业中其他人员跟着犯错；如果一个员工的行为挽救了企业的安危而不受表扬，那么其他员工也不愿意继续做好事。因此，奖惩分明才能使企业的安全意识不断增强，使企业走得更远，发展更强大。企业应该明确员工的岗位职责，一旦出现安全事故，则应找到相对岗位人员，承担相应责任，严格实行责任制。“责任重于泰山”，只有责任具体落到有关人员身上了，那个人才会认真起来，这是避免安全事故发生的有效途径。
2.3 定期检查和更新消防设备
首先，消防设备老化、过期失效是常见的问题，如不及时检查和更新消防设备，如果发生安全事故，损失往往会比较惨重。因此，企业要经常组织员工对消防器材进行检查，旧的坏的要及时更换新的。其次，企业还应加大安全投入，这里的投入既包括安全类科研的投入，又包括安全设备的投入。“科学技术是第一生产力”，尤其是石化企业，更应该紧紧抓住科学技术，积极研究更安全的生产技术和操作模式，避免安全事故发生。最后，很多石化企业发生安全事故，就是由于企业为节省成本，建造工程时偷工减料，导致工程设备粗糙、质量低下，时间不久就老化，从而产生严重的安全事故。因此，企业在面对安全问题相关的事情时，应该做到不吝惜投资，抓住重点，该花的钱就要舍得花。
石化企业要想做到安全经营，使企业健康稳步地发展，就必须严格遵守和执行安全生产策略。小行为酿成大事故，观念意识、责任制度、消防设备等只要某一环节出现问题，都将会导致重大的安全事故发生，因此不可不慎。
参考文献：
[1]闻家政.大连石化企业消防安全管理问题及对策研究[J].消防技术与产品信息，2010（11）.
[2]杨鹤，吴景泰.石化企业的消防安全及策略研究[J].长春理工大学学报，2010（02）.
关键词：会计档案管理 企业单位 会计工作规范化 电算化 会计核算工作 计算机化 会计领域 现代化
一电算化会计档案的特点
会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子枝术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。其特点如下：
1、载体的变化。根据《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。这就使得电算化会计档案拥有了双重的载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。
2、电子会计档案载体性质的特点。电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素影响。
3、电算化会计档案在工作中的特点。在传统的手工操作条件下，在工作中具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后，才能借助计算机进行会计核算处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是电算化会计运行的前提条件，又是保证电算化会计正常运转的查询资料，所以，必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
4、电算化会计工作对工作人员素质的要求。电算化会计档案管理要求从事人员不仅要熟悉计算机操作和维护知识，同时，对个人安全操作使用提出了新的需要。
二、当前企业电算化会计档案管理中存在的问题
1、会计档案载体的双重性。企业领导和财会人对会计电算档案的组成内容不甚了解，一些企业只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响了会计档案的完整性。
2、电算化会计档案性质延伸的问题。有的企业没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；没有按照国家档案局规定的库房管理标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3、管理制度不完善。没有完善的管理制度和工作人员的职责，会计档案的人为破坏和自然损坏现象可能会发生。
4、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。一般单位只注意到对会计人员的培训，忽视对计算机和网络的维护。
三、改善电算化会计档案管理的方法
1、完善硬件设施。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，作为纸质会计档案的输出工具；选用功能符合本单位实际业务的电算会计软件，强化系统安全防护功能，如对联网电脑进行定期的补丁维护，避免会计档案泄密或被人为修改。
2、完善电算化会计档案管理制度。一是建立电算化会计档案归档制度。会计电算化工作开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案保管。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并备份。二是建立电算化会计档案的保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放。做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。三是建立严格的借阅制度。查阅会计档案，要严格办理借阅手续。四是建立定期备份制度。
电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并定期检查、复制，以防止会计信息损坏。五是建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案要规定不同的使用权限，保证电子档案的安全性。
【关键词】企业档案；数字化管理；问题与对策
电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,已产生了大量的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
1.现代的档案管理工作的转变
1.1档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
1.2企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
1.3档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
2.电子档案工作面临的问题
2.1电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
2.2电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
2.3电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
2.4档案管理软件的统一性问题
计算机软件研制大大落后于硬件的发展,远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
3.建议采取的对策
3.1尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
3.2建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
3.3制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作。
综上所述， 办公自动化的广泛实现,信息高速公路的建成,对传统的档案工作是一次巨大的冲击,必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命，促进档案系统现代化管理水平的不断提高。因此，要认清形势,采取有力措施,从档案工作重点和方式上来一次大转变,从人才和技术力量上来一次大储备,以勇敢地应对信息时代的挑战。 [科]
【参考文献】